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So nutze ich Evernote für die Arbeit

VonDavid Funken 20.03.2012 23:30 Uhr PDT

Wenn Sie mit Evernote vertraut sind ( ), wissen Sie, dass es sich um eine App und einen Webdienst handelt, mit dem Sie Notizen, PDFs, Bilder und alle möglichen anderen zufälligen Daten speichern und organisieren können. Aber Sie haben vielleicht nicht daran gedacht, wie nützlich und vielseitig Evernote für den geschäftlichen Einsatz sein kann. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie ich es in meinen Workflow integriert habe.

Evernote Mac-Client auf meinem Laptop, um Rich-Text-Notizen zu erstellen. Während ich sie tippe, synchronisiert die Evernote-App sie mit den Evernote-Servern. (Es behält auch eine lokale Kopie auf meinem MacBook.)

Das gleiche gilt für Bilder, PDFs, Audionotizen und Bilder von mobilen Geräten (oder der iSight-Kamera meines Macs): Ich kann sie in Evernote importieren und sie werden alle mit der Cloud synchronisiert. Dank seiner Browser-Plug-Ins eignet sich Evernote auch hervorragend zum Ausschneiden von Inhalten aus dem Web. Auch hier werden diese Clippings synchronisiert.



Sobald sich all diese verschiedenen Daten auf den Evernote-Servern befinden, werden sie mit meinen anderen Evernote-fähigen Geräten synchronisiert, zu denen mein iMac, iPad und der Windows-PC in meinem Büro gehören. Es gibt auch Evernote-Clients für Android, Blackberry, Windows Phone 7 und WebOS. Und Sie können mit den meisten Standard-Webbrowsern online auf Ihre Evernote-Daten zugreifen.

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Alles an einem Ort

Eine andere Sache, die ich mit Evernote gerne mache, ist das Organisieren von Daten nach Projekt.

Zum Beispiel richte ich jedes Mal, wenn ich geschäftlich unterwegs bin, ein Evernote-Projekt speziell für diese Reise ein. Darin halte ich eine Notiz mit meinem Reiseplan, PDF-Bildern meiner Bordkarte und Flughafen-Shuttle-Tickets, Karten der Orte, an denen ich sein werde (als Bilder), und eine Rich-Text-Datei mit Notizen, die ich zuvor gemacht habe. All diese Informationen in einem Projektordner zu haben, macht es einfach, auf meinen Weg durch einen Reisetag zuzugreifen.

Weil ich eine habe Evernote Premium-Konto (5 US-Dollar pro Monat oder 45 US-Dollar pro Jahr) kann ich lokale Kopien dieser Projektordner auf mein iPad und iPhone herunterladen und so auch dann darauf zugreifen, wenn ich keine Internetverbindung habe. Und während ich auf Reisen bin, kann ich mit der Evernote iPhone App ( ); das kommt auch alles in den Reiseordner.

Evernote als Reiseveranstalter

Da es so viele verschiedene Arten von Daten verarbeiten und Notizen nach Ordnern organisieren kann, ist Evernote ein großartiges Werkzeug zum Organisieren von Projekten oder Geschäftsreisen.

Sie können Ordner nicht nur für bestimmte Projekte einrichten, sondern auch für einzelne Kunden, für Vertriebskontakte oder für fast alles andere erstellen, das das Sammeln von Informationen in verschiedenen Formaten erfordert.

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Hinweis: Neben dem Herunterladen lokaler Kopien Ihrer Daten bieten Premium-Konten mehrere weitere nützliche Funktionen: Sie ermöglichen Ihnen die OCR-PDFs (mehr dazu gleich). Sie erhöhen auch die monatliche Upload-Obergrenze (von 60 MB auf 1 GB), unterstützen größere Dateien (50 MB statt 25 MB), bieten Versionierung für schriftliche Notizen und mehr.

OCR leicht gemacht

Evernote speichert nicht nur Ihre Daten; in einigen Fällen kann es sogar verbessert werden. Insbesondere beim Importieren einer Bilddatei durchsucht Evernote dieses Bild nach Text und fügt diesen Text dann dem Index der Bilddatei hinzu. Es ist ein wirklich mächtiges Werkzeug.

Ich bin zum Beispiel ein Teefreak. Wenn ich einen guten Tee finde, mache ich ein Bild seines Etiketts und speichere dieses Bild in Evernote. Die Server von Evernote analysieren dann das hochgeladene Bild und speichern jeden Text, den sie erkennen können. Das bedeutet, dass ich Evernote später nach |_+_| . durchsuchen kann und mein Bild des Teeetiketts wird angezeigt – obwohl ich dieses Wort nie selbst getippt habe.

Evernote-OCR

Dank der integrierten OCR-Funktionen kann Evernote Text aus solchen Bildern lesen und speichern.

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Ich kann mir viele produktive Einsatzmöglichkeiten für diese Funktion vorstellen – die Verarbeitung und Indexierung von Visitenkarten ist nur die offensichtlichste. Wenn Sie ein Premium-Konto haben, führt Evernote auch eine optische Zeichenerkennung für hochgeladene PDF-Dateien durch. Angesichts der Verbreitung von PDFs könnte dies ein enormer Produktivitätsschub sein.

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Eine weitere geschäftsfreundliche Funktion: Evernote bietet einige grundlegende Tools für die Zusammenarbeit und das Teilen. Insbesondere können Sie ein Notizbuch für bestimmte Personen oder das gesamte Internet freigeben. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit anderen Evernote-Benutzern arbeiten. Diese Sharing-Tools sind nichts Besonderes; Sie verfolgen keine Änderungen und führen keine Datei-Audit-Trails. Aber für einfache Projekte könnten sie ein hilfreiches Werkzeug sein.

Ein paar Vorbehalte

Obwohl es einfach ist, Daten zu erhalten hinein Evernote, es ist nicht so einfach, es wieder herauszuholen. Sie können JPG- und PNG-Dateien aus der Evernote-App auf Ihren Mac-Desktop ziehen. Bei PDF-Dateien ist dies jedoch nicht möglich. Die beste Problemumgehung für diese ist die Verwendung der integrierten Druck-zu-PDF-Funktion von OS X. Wenn Sie versuchen, Rich-Text-Notizen aus Evernote zu kopieren und in ein Mac-Textverarbeitungsprogramm einzufügen, wird die Formatierung die Reise nicht unbedingt überleben. Einige Benutzer empfinden diese Datenexportbeschränkungen als Deal-Breaker, während andere damit gut leben können.

Sie müssen auch die Sicherheit berücksichtigen. Sie können zwar festlegen, dass bestimmte Daten nur lokal gespeichert werden, der wahre Vorteil von Evernote ist jedoch der Cloud-Speicher. Wenn Sie jedoch mit sensiblen Daten arbeiten, ist es möglicherweise nicht ratsam oder sogar zulässig, diese in der Cloud zu speichern. Sie können ausgewählte Teile von Textnotizen verschlüsseln und Premium-Benutzer können ganze Dateien vor dem Hochladen verschlüsseln. Aber egal, Evernote ist ein Cloud-Speicher und das birgt ein gewisses Risiko.

Alles in allem denke ich, dass Evernote ein wirklich praktisches Business-Tool sein kann. Ich bin relativ konservativ in dem, was ich damit mache; Ich nutze zum Beispiel die Tagging- und Suchfunktionen nicht voll aus. (Eine ausgezeichnete Einführung in die Möglichkeiten der App finden Sie in Brett Kellys 25-Dollar-E-Book, Evernote-Grundlagen .) Trotzdem finde ich Evernote ein unverzichtbares Werkzeug auf Geschäftsreisen, um schnell auf Bilder und andere Dateien zuzugreifen, die ich viel benutze, und natürlich zum Katalogisieren meines Tees.