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So machen Sie Ihr Büro papierlos

VonJoe Kissell 04.04.2011 23:00 PDT

Umschauen. Bedecken Papierstapel Ihren Schreibtisch und drängen sich die Ecken Ihrer Tastatur? Haben Sie sich jemals gewünscht, Papierdokumente so einfach wie digitale zu finden und zu verwenden? Egal, ob Sie den Durcheinander satt haben oder Ihren Workflow modernisieren möchten, es ist möglicherweise an der Zeit, Schritte in Richtung einer papierlosen Zukunft zu unternehmen.

Im Jahr 2007 schrieb ich einen Artikel ( The Real Paperless Office ), der die Grundlagen des Scannens von Papierdokumenten und ihrer Umwandlung in durchsuchbare PDF-Dateien behandelte. Seitdem ist das Interesse am papierlosen Büro stetig gewachsen, ebenso wie die auf Mac-Anwender ausgerichtete Auswahl an entsprechenden Hard- und Softwareprodukten. Hier ist ein aktualisierter Blick auf die Tools und Techniken, die Sie dafür benötigen.

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Grundlagen des papierlosen Büros

Die Reduzierung von Unordnung ist ein guter Grund, Ihr Büro papierlos zu führen, aber ein vielleicht noch überzeugenderer Vorteil ist, dass Dateien, die elektronisch sind, durchsuchbar . Das bedeutet, dass Sie nicht mehr durch endlose Ordner und Aktenschränke wühlen und nach einer schwer fassbaren Seite suchen müssen. Darüber hinaus können Sie jedes Dokument ganz einfach freigeben und alle Backups sichern, sodass Sie im Notfall weiterhin auf Ihre Daten zugreifen können.



Der Schlüssel ist das durchsuchbare PDF-Format, das ein gescanntes Bitmap-Bild eines Papierdokuments mit einer unsichtbaren Überlagerung mit durchsuchbarem, auswählbarem Text enthält. Ihre gescannten Dokumente sehen genauso aus wie die Originale, aber Sie können mit ihnen interagieren, als wären es PDFs, die mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurden.

Jede der zahlreichen OS X-Anwendungen (wie ich gleich erläutere) kann ein gescanntes Bild in ein durchsuchbares PDF umwandeln. Kombinieren Sie diese Software mit einem schnellen Scanner, und Sie werden Ihre Papierakten im Handumdrehen durcharbeiten. Sie können dann nicht mehr benötigte Papiere recyceln oder vernichten und nur diejenigen aufbewahren, für die Originalkopien unerlässlich sind.

Tipps zum Start

Das Scannen des eingehenden Papiers ist jedoch nur ein Teil des Prozesses. Ich empfehle auch Folgendes:

Mobile OCR

Nachdem Sie mit Prizmo ein Foto auf Ihrem iPhone aufgenommen haben, können Sie es mit ein paar Fingertipps optimieren und OCR ausführen.

Reduzieren Sie eingehendes Papier Bitten Sie darum, von physischen Mailinglisten entfernt zu werden. Fordern Sie Kunden und Lieferanten auf, auf elektronische Rechnungs- und Zahlungsmethoden umzustellen. Entscheiden Sie sich für die elektronische Zustellung von Kontoauszügen, Stromrechnungen und dergleichen.

Reduzieren Sie den Papierausgang Versuchen Sie stattdessen, Dokumente im PDF-Format zu speichern und sie dann auf Ihr bevorzugtes iOS-Gerät zu kopieren, um sie bei sich zu tragen. (Jede OS X-Anwendung, die drucken kann, kann auch PDFs erstellen. Wählen Sie Datei -> Drucken und wählen Sie dann im Popup-PDF-Menü in der unteren linken Ecke des Dialogfelds Drucken die Option Als PDF speichern.) Sie können auch eine Internetbasierter Faxdienst wie eFax anstatt ein physisches Faxgerät.

Stecken Sie OCR in Ihre Tasche Anstatt Visitenkarten, Broschüren und Handzettel zu sammeln, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, greifen Sie zu einer iOS-App, mit der Sie mit Ihrem iPhone oder iPod touch ein Foto aufnehmen und OCR direkt auf Ihrem Mobilgerät durchführen können. Beispiele für solche Apps sind die . von Norfello Oy DocScanner 5.0 und Creaceeds 10-$-Prisma.

Scanneroptionen

Der Fujitsu ScanSnap S1300

Wenn Sie Hunderte oder Tausende gedruckter Dokumente in ein digitales Format konvertieren möchten, benötigen Sie einen schnellen, unkomplizierten Dokumentenscanner. Obwohl ein Flachbettscanner für Fotos geeignet sein kann und ein All-in-One-Gerät (Drucker, Scanner, Kopierer, Fax) Platz spart, ist beides nicht ideal zum Scannen großer Mengen von Geschäftsdokumenten. Die wichtigsten Eigenschaften, auf die Sie bei einem Dokumentenscanner achten sollten, sind schnelles Duplex-Scannen in einem Durchgang, ein großer automatischer Dokumenteneinzug (ADF) und ein OS X-kompatibles Softwarepaket mit benutzerfreundlichen OCR-Funktionen.

Mac-Benutzer haben mehr als ein Dutzend solcher Optionen im Preisbereich von 300 bis 500 US-Dollar. Ich war mit mehreren verschiedenen Fujitsu ScanSnap-Modellen, die ich verwendet habe, sehr zufrieden (meine aktuelle Wahl wäre der semi-portable ScanSnap S1300 ), aber Scanner mit vergleichbaren Funktionen und Preisen sind auch von Unternehmen wie . erhältlich Kanon , Epson , Die nette Gesellschaft , Visionär , und Xerox .

OCR-Software

Fast jeder Dokumentenscanner enthält eine gebündelte OCR-Software. Zum Beispiel werden die ScanSnap-Scanner von Fujitsu und die WorkForce Pro-Scanner von Epson mit Versionen von ABBYY FineReader geliefert, und Neat-Scanner werden mit der NeatWorks-Software geliefert. Wenn Sie jedoch Software mit bestimmten Funktionen bevorzugen, die nicht im Bundle enthalten sind (z. B. Unterstützung für zusätzliche Sprachen oder erweiterte PDF-Bearbeitung), können Sie eine eigenständige OCR-Software kaufen.

DevonThink Pro Office

Obwohl der OCR-Prozess selbst größtenteils unsichtbar ist, können Sie mit DEVONthink Pro Office viele Aspekte seines Betriebs konfigurieren, einschließlich der zu suchenden Sprachen.

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Vor vier Jahren schlug ich vor, dass das 449 US-Dollar teure Adobe Acrobat Pro ( ) und IRISs 0 Readiris Pro gehörten zu den besten Entscheidungen. Obwohl beide noch funktionieren, finde ich es jetzt einfacher, mit anderen Anwendungen zu arbeiten. Von den 18 OS X OCR-Programmen, die ich beim Durchsuchen meines E-Books gefunden habe Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr papierloses Büro , meine drei Favoriten waren diese:

    ABBYY FineReader Express für MacObwohl mehrere Scannerhersteller begrenzte Versionen dieser Software bündeln, bietet Abbyys 100-Dollar-Vollversion ( ) ist noch leistungsfähiger, mit einer Auswahl an Bildbearbeitungsfunktionen und Unterstützung für 171 Sprachen. DEVONthink Pro Office Dieser Allzweck-Dokumentenmanager von DEVONtechnologies für 150 US-Dollar bietet nicht nur OCR, sondern lässt sich auch eng in die ScanSnap-Scanner von Fujitsu integrieren, sodass Sie Dokumente scannen, in durchsuchbare PDFs konvertieren und mit einem Tastendruck zu Ihrer Dokumentendatenbank hinzufügen können. PDFpenDas 60-Dollar-PDF-Bearbeitungs- und Anmerkungstool von Smile Software ( ) macht auch OCR und hat auch eine gute AppleScript-Unterstützung.

Skripte Ahoi

Praktisch jede Scannersoftware kann Scans in einem Ordner Ihrer Wahl und in einer Vielzahl von Formaten, einschließlich PDF, speichern. Das allein gibt Ihnen jedoch kein durchsuchbares PDF; Sie müssen das Bild auch mit OCR-Software verarbeiten. Einige Scannersoftware verfügt über integrierte OCR-Funktionen. Die ScanSnap Manager-Software von Fujitsu kann beispielsweise mithilfe einer integrierten Version von ABBYY FineReader automatisch ein durchsuchbares PDF aus gescannten Dokumenten erstellen oder Rohscans an DEVONthink Pro Office umleiten, das dann OCR mit seiner eigenen Version von FineReader ausführen kann.

In einigen Fällen tut die Software des Scanners jedoch nichts anderes, als unverarbeitete PDFs zu speichern, und in anderen kann sie die PDFs in einer OCR-Anwendung öffnen, aber der Anwendung nicht sagen, dass sie mit der Texterkennung beginnen soll. In solchen Situationen ist es am besten, eine AppleScript-Ordneraktion zu verwenden, um die frisch gescannten Dokumente zu öffnen und den OCR-Prozess einzuleiten. Ich habe Skripte erstellt, die genau dies für Acrobat Standard 7 tun; Acrobat Pro 7, 8, 9 und X; PDFpen und PDFpenPro; und Readiris Pro. Laden Sie die Skripte herunter und befolgen Sie die detaillierten Anweisungen in der Readme-Datei, um sie zu konfigurieren und zu verwenden.

PDFs verwalten

Sobald Sie ein durchsuchbares PDF haben, können Sie es einfach in einem Ordner speichern und Spotlight im Finder verwenden, um seinen Inhalt zu durchsuchen. Einige andere Programme sind jedoch darauf spezialisiert, PDFs zu verwalten, sodass Sie sie flexibler kategorisieren, taggen oder organisieren können als der Finder. DEVONthink Pro Office ist eines davon; Andere beliebte Optionen sind Yojimbo (39 US-Dollar) von Bare Bones Software ( ), EagleFiler () von C-Command Software ( ) und Ironic Softwares Yep ( ).

Senior Contributor Joe Kissell ist Senior Editor von TidBits und Autor des E-Books Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr papierloses Büro (TidBITS-Veröffentlichung, 2010).

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